Mehr Transparenz für Verwaltungsvorgänge durch Vorgangs-Status-ID

Jede*r kennt die Sendungsverfolgung vom Warten auf ein Paket: Moderne Dienstleistungsbetriebe arbeiten oft mit sogenannten „Tickets“, die einem Vorgang oder einer Anfrage zugeordnet werden – selbstverständlich nur auf Wunsch und mit Einwilligung der Betroffenen. Einzelne Bearbeitungsschritte können dann über das Ticket angesehen werden. Oft werden beim Erreichen von bestimmten Zwischenschritten Nachrichten an die Bürger*innen verschickt.

„Das wäre auch im Fürther Rathaus mit einer Rathaus-ID möglich“, sagt GRÜNEN-Stadtrat Felix Geismann. „Wenn der*die Bürger*in will, bekommt er*sie auf Wunsch eine eindeutige Vorgangs-ID, die in Kombination mit dem Namen und Geburtsdatum eine Status-Seite wie bei DHL und Co aufmacht, auf der zu sehen ist, bei welcher Dienststelle die Anfrage gerade liegt und welche Schritte noch offen sind.“

Die Vorteile für die Bürger*innen liegen auf der Hand, aber auch für die Verwaltung hätte dieses System positive Effekte, findet er: „Verwaltungshandeln wird dadurch bürgernäher und besser nachvollziehbar. Wenn die Bearbeitung erkennbar Fortschritte macht, und sich der Status nachvollziehbar verändert, fällt es Menschen leichter, geduldig zu sein. Nachfragen der Bürger*innen kosten oft die Zeit der Mitarbeiter*innen, die sich eigentlich um die Vorgänge kümmern sollen. Wenn Betroffene die Antworten auf ihre Fragen durch Benachrichtigungen zur Rathaus-ID bekommen, haben die Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, was die Bearbeitung wiederum beschleunigt.“

Deshalb stellten die GRÜNEN-Stadträt*innen zum Finanz- und Verwaltungsausschuss am 30. April 2025 den Antrag, die Einführung eines Systems zu prüfen, mit dem man Bürger*innen leicht und (teil-)automatisiert Rückmeldung zu ihren Anträgen und sonstigen Behördengängen geben kann.

Bei der Fürther Stadtverwaltung ist Sympathie für das Ansinnen erkennbar: In der ausführlichen Vorlage der Verwaltung wurde der Vorschlag als grundsätzlich begrüßenswert gelobt und die Stadt Fürth hat eine Reihe von Vorgängen vorzuweisen, die den Bürger*innen transparent Rückmeldungen zum Fortschritt geben. Doch es wird schnell erkennbar: Bis es in Fürth themenübergreifend soweit ist, wird es wohl trotzdem noch ein Weilchen dauern.

In nahezu allen Onlinediensten (Fürther Service-Portal) gibt es bereits eine sofortige Rückmeldung per Mail. Beim Beantragen von Personalausweisen dagegen gibt es beispielsweise eine transparente Darstellung des Prozesses durch einen externen Softwareanbieter, der seinen Dienst allen Kommunen kostenpflichtig zur Verfügung stellt. Daneben gibt es für andere kommunale Leistungen auch eigenentwickelte digitale Verfahren. Und das macht Fortschritte teuer und aufwendig.

„Als man sich richtigerweise auf den Weg gemacht hat, die vielfältigen Dienstleistungen der verschiedenen Referate zu digitalisieren, waren nicht überall kompatible Lösungen verfügbar – und sind es teilweise bis heute nicht“, so Felix Geismann.

Abgesehen von datenschutzrechtlichen Problemstellungen würden die Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen und die fortlaufende Systemwartung allerdings auch personelle und finanzielle Ressourcen beanspruchen. „Der Wunsch der Stadt Fürth, hier in Zukunft nicht weiter auf hunderte eigengestrickter Nachverfolgungsprogrammierungen zu setzen, sondern (wie von der Zukunftskommission des Freistaats vorgesehen) abwarten, bis zentral in Bayern oder auf Bundesebene zur Verfügung gestellte standardisierte Lösungen genutzt werden können, ist nachwollziehbar“, findet Felix Geismann

„Klar wurde bei der Diskussion im Finanz- und Verwaltungsausschuss: Abgetippte Faxe heilt auch kein in Handarbeit eingefügter Fortschritts-Status“, so Geismann weiter. „Nur klug vernetzte, originär digitale Prozesse bieten bei der Digitalisierung wirklichen Mehrwert. Mit unserem Antrag haben wir uns einmal mehr dafür eingesetzt, dass die Potenziale solcher Lösungen überall mitgedacht werden.“